Les types de réunions:

Les pratiques de management conduisent à faire vivre une variété de réunions dans les entreprises. Certaines réunions périodiques correspondent au fonctionnement de la structure. Il peut s’agir, par exemple, pour une équipe d'unité (son responsable et ses proches collaborateurs) :

* Des réunions pour définir et organiser des démarches à long terme :

- pilotage stratégique, projet d'unité,

- validation d'un plan d’informatisation ;

- réorganisation...

* Des réunions correspondant à des démarches annuelles, telles que les réunions PIC (Plan Industriel et Commercial),

* Des réunions régulières pour le pilotage et le suivi à court terme des activités (aléas, problèmes)

- amélioration d'un processus de production,

- élaboration d'un plan de formation,

- préparation d'une stratégie pour un thème (par exemple, la démarche engagements),

- résolution d'un problème rencontré,

- traitement d’un conflit.

Les reunions selon les objectifs:

On peut classer les réunions selon différents critères. Un critère de classement intéressant est celui des objectifs des réunions. La plupart des objectifs des réunions peuvent être regroupés sous les rubriques suivantes:

1. les réunions d'information et d'échanges,

2. les réunions ayant pour but la définition ou la résolution d'un problème, la préparation ou la prise de décision,

3. les réunions dont le but est de lancer un projet, de faire le point sur son avancement ou de se coordonner ; les réunions où l'on construit ensemble quelque chose,

4. les réunions ayant pour but de sensibiliser les participants, de leur donner envie d'agir, de les former,

5. les réunions de négociation.

Les Rôles:

Les principaux rôles sont : l'animateur de la réunion, les participants et le secrétaire de séance qui note l'essentiel, prépare le compte rendu en liaison avec l'animateur. Signalons d'autres rôles qui se confondent parfois avec celui de l'animateur, mais pas nécessairement.

Le décideur de la réunion donne naissance à la réunion ou à la série de réunions : choix de l'objet de la rencontre, des participants, de la périodicité...

L'organisateur de la réunion prépare les invitations, le détail de l'ordre du jour, il retient et prépare la salle...

Le président de séance, principal responsable hiérarchique présent, n'est pas nécessairement lui qui anime la réunion ou toutes les séquences de la réunion.

L'intervenant est plus particulièrement chargé de présenter un sujet et/ou de fourni un apport.

Le spécialiste invité vient pour une partie de la réunion et apporte son expertise sur un sujet débattu par le groupe.

Le conseil - ou faciliteur - vient, à la demande, aider le groupe pour son fonctionnement ou pour appliquer une nouvelle méthode de travail en groupe.

Le rapporteur d'un atelier fait fonction de secrétaire de séance pour son atelier ; il est chargé de présenter les réflexions de son groupe lors d'une restitution en assemblée générale.

Faire vivre les différents rôles est un moyen de partager la responsabilité du bon fonctionnement. Signalons une bonne façon de tuer les réunions : le responsable hiérarchique de rang le plus élevé est automatiquement l'animateur et cumule de plus les rôles de décideur, organisateur, secrétaire et participant privilégié ! Il est préférable d'éviter le cumul des rôles.